Тъй като имейлът е един от основните начини за комуникация на компаниите с техните клиенти, може да бъде трудно да се намерят други такива бързи и надеждни методи. Тази публикация в нашия блог ще ви покаже още пет начина, по които да се свързвате с клиентите си без да използвате имейл. Всеки метод има своите плюсове и минуси, така че ще трябва да решите коя опция е най-добра за вас. Не всички методи ще работят за всеки вид бизнес. Изберете тези, които смятате за най-подходящи конкретно за вашия бранд. И така, да започваме!

Все пак, какво да кажем за имейлите?

Разбира се, няма нищо нередно в тях като форма за комуникация, но те имат недостатъци в сравнение с други начини за предаване на информация.

Например:

• Поради ограничесността в представянето на звукова и визуална информация по имейла, понякога посланието може да не бъде добре предадено и съответно да бъде изтълкувано погрешно;
• Имейлите могат да бъдат лесно изтрити или забравени като резултатът е загуба или пропускане на важно за вашите клиенти съобщение;
• Трудно е да се проследи кой е прочел имейла и кой не е, което може да доведе до объркване и недоволство;
• Поредиците от имейл съобщения може лесно да станат объркващи и трудни за проследяване.

Освен това имейлът е бавна форма на комуникация. Доставянето на имейл съобщението може да отнеме няколко часа, дори дни, преди да получите обратна връзка. Това затруднява навременната комуникация.

Второ, имейлите не позволяват обмен на невербална информация. Това може да доведе до недоразумения поради невъзможността изпращачът и получателят да се видят наживо ида използват езика на тялото.

Трето, имейлът е много публична форма на комуникация. Съобщенията могат лесно да бъдат препратени на други хора, което да доведе до проблеми с поверителността или разпространението на конфиденциална информация.

И последно, имейлите не винаги са надеждни. Както споменахме по-горе, те могат да се изгубят заради проблеми със сървъра или някои хора може просто да не отворят личната си електронна поща за дълго време. Това може да предизвика раздразнение при клиенти, които очакват отговор. И така, какви алтернативи на имейл комуникацията съществуват?

#1 Използвайте инструмент за управление на проекти, за да уведомявате клиентите си как върви проекта им

Един от най-добрите начини за уведомяване на клиентите относно развитието на даден проект, е да използвате инструмент за управление на проекти и табло (project management). Такъв например, е Kanban boards, където може да навигирате заедно. По този начин ще можете да им предоставяте актуализации в реално време и ще знаете точно какво се случва – и най-вероятно ще си спестите време от обаждания или съобщения.

В допълнение, много инструменти за управление на проекти имат функции, които ви позволяват да изпращате известия директно до телефоните или имейл адресите на вашите клиенти. Това е страхотна опция, ако искате да сте сигурни, че вашите клиенти получават навременна информация без да се налага постоянно да се сещат да проверяват имейла си. Колкото по-добре е информиран вашият клиент, толкова по-малко време може да иска да отдели за връзка с вас.

Например, ако работите върху мигрирането от един клауд хостинг доставчик към друг, може да запазите всички стъпки от процеса в такъв вид инструмент, вместо да изпращате имейли с ъпдейти през цялото време. При по-напреднал и дълъг процес, клиентите могат да поискат да получават информация по проекта през целия ден. В такива случаи наличието на система за бързи известия на всяка стъпка от проекта, би било полезно.

#2 Изпращане на ъпдейти чрез SMS или WhatsApp съобщения

Друг чудесен начин да уведомите клиентите си за нови неща, е да им изпратите текстови съобщения или съобщения в WhatsApp или Viber. Това е бърз и лесен метод, който може да се използва както за спешни, така и за неспешни случаи. Освен това е идеален за фирми, които имат международни клиенти, тъй като  позволява лесно общуване с тях на родния им език.

При масово изпращане на SMS-и, сте ограничени до 160 символа за съобщение. Но това може да затрудни споделянето на по-детайлна информация без да се използват кратки линкове. WhatsApp позволяват изпращането на до 256 символа в едно съобщение, а при Viber можете да изпратите до 1000 символа. Така имате повече възможност да изпращате ъпдейти или статус на проект.

Можете да го използвате и за вътрешна комуникация. Вместо друг имейл, изпратете анкета за ангажираност на служителите като кратко съобщение със Smart link. Така те ще могат да го отворят по всяко време от смартфона си. Освен това, тъй като това ще бъде връзка в съобщение, а не връзка в имейл, шансовете за попълване на анкетата ще бъдат по-високи.

#3 Обадете се по телефона

За компании, които желаят да имат лични отношения с клиентите си, това може да е най-ефективното решение. Имайте предвид обаче, че обаждането по телефона може да отнеме много време и може да не е подходящо за фирми с голяма клиентска база.

Освен това не забравяйте предварително да подготвите сценарий за обаждането си с описание на темата на разговор, за да може телефонния ви разговор да ви бъде максимално ефективен. Бъдете подготвени за всякакви евентуални въпроси по въпросната тема или проект, относно които вашите клиенти биха могли да зададат въпрос. Това ще ви гарантира, че на всички въпроси на вашия клиент ще отговорите компетентно и веднага.

#4 Публикувайте новините в блога или уебсайта на вашата компания

Ако искате да клиентите ви да са в крак с новостите във вашия бизнес без да се налага да се свързвате с тях поотделно, може да публикувате новините в блога или уебсайта на вашата компания. Това е страхотна възможност за фирми, които искат да предоставят на клиентите си подробна информация по проекти или мониторинг на уебсайта. В допълнение, това е чудесен начин да покажете на клиентите си, че залагате на прозрачност и открита комуникация.

Освен това, публикувайки новини във вашия блог или уебсайт, вие също давате на посетителите още един начин за връзка с вашата компания. Това може да бъде полезно, ако някога имат някакви въпроси или притеснения, на които някой ден биха искали личен отговор.

Всички новини могат лесно да бъдат преглеждани посредством поле за търсене. Така никой от вашите клиенти няма да пропусне новини за компанията.

Често могат да се видят и целеви страници с всички новости събрани на едно място.

#5 Използвайте социални медии

И накрая, може да използвате социалните медии, за да уведомявате клиентите си докъде е стигнал даден проект. Това е лесен начин за бизнесите да държат клиентите си винаги информирани. Освен това е перфектен за фирми, които имат много последователи в социалните мрежи.

Много от вашите клиенти може да използват само социални мрежи и нищо друго, за да се информират. Те ще игнорират другите начини на комуникация с вас. А и като споделяте постове в социалните мрежи, отново показвате прозрачност и отворена комуникация, което е един допълнителен бонус за бизнеса ви.

Има няколко начина, по които да използвате социалните медии

• Да публикувате по-общ пост на Фейсбук страницата си;
• Да информирате клиентите си за нещо ново под формата на Instagram стори;
• Да запишете специално видео, което да пуснете във всички канали;
• Да поканите микроинфлуенсъри да споделят новостите вместо вас.

Например, можете също да създадете публикация в блог, в която да обявите някаква промяна (напр. на дизайна на уебсайта ви уебсайт дизайн) и същевременно да актуализирате уебсайта си с обявените модификации. Ако имате приложение, можете да изпратите съобщение и чрез него. И накрая, ако всичко друго се провали, винаги можете да се обадите директно на клиентите си, за да ги уведомите за промените. Който и метод да изберете, не забравяйте, че трябва ясно да им обясните какви нови промени са направени и точно кога влизат в сила.

Ваш ред е

Коя е най-добрата опция за връзка с вашите клиенти от гореспоменатите зависи от вашите специфични бизнес нужди и изисквания. Изберете най-добрия за вас и вашата комания вариант и започнете сега!